코로나19 장기화로 의료기관내 의약품 품절이 한층 잦아지면서 뜻밖의 골치거리가 되고 있다.
이같은 의약품 품절을 보다 효과적으로 관리하기 위해 일선 병원 약제부서가 별도 프로세스를 적용해 업무개선을 이끌어낸 사례가 있어 이목을 끈다.
한림대동탄성심병원 약제팀(최윤주, 권희정, 주자영, 황보영)은 지난해 병원내 '효율적인 품절 의약품 관리 프로세스 구축'을 통해 품절약 관리를 효과적으로 개선, 업무효율화를 이끌었다.
이번 프로세스 구축은 지난 2019년 발생한 코로나19 판데믹이 장기화되면서 원료의약품의 수급과 유통과정상의 문제로 공급이 중단되거나 장기 품절되는 의약품의 품목수가 계속해서 증가하고 있어 품절 의약품을 보다 효율적으로 관리하는 프로세스를 구축, 업무에 소요되는 시간을 줄이고, 필요한 정보를 적시에 원내 의료진과 약사들에게 제공을 위해 진행됐다.
개선된 프로세스는 원내에서 사용하고 있는 전산프로그램인 'Refomax OCS/EMR'내에 전산 프로그램을 구축해 품절 의약품들의 병원 내 코드와 제약사 공문으로 전달받은 품절해제 예상일을 등록하면 약품 마스터 상의 공급도매상 및 제약사 정보와 호환돼 실시간 재고수량 및 자동으로 계산되는 안전재고(약 2주간 사용량의 평균치)와 당월 사용량 정보가 함께 한 화면에서 조회 가능하도록 했다.
이에 지난해 9월 프로그램 구축 이후 이전까지 품절 의약품 관련 공문 접수 시 각각의 약품마다 일일이 수기로 재고수량과 약품사용량을 대조해 원내 품절 발생 여부를 예측하던 것을 한번에 조회 가능하도록 전산화돼 업무 담당자의 편의성이 증대되고 신속한 업무가 가능하게 됐다.
즉, 프로그램 구축 이후 제약사 품절 공문 접수부터 의료진 공지까지 관련 업무소요 시간이 품목 당 약 30분에서 15분으로 감소하는 효과가 있었으며, 공문 접수 후 후속 조치가 지연되거나 누락되는 건이 발생하지 않았다.
약제부서는 개선과 관련 "품절 의약품 관리 프로그램의 전산 도입을 통해 관련 업무의 편의성, 정확성과 효율성이 증대됐다"면서 "매달 품절 의약품의 관리 현황을 전산으로 집계할 수 있어 정확한 통계작업이 가능, 보다 다양한 방향으로 업무를 보완할 수 있게 됐다"고 밝혔다.
또 "전산화로 프로그램 접근성이 높아지면서 업무 담당자 1인뿐만 아니라 약제팀 내 여러 약사들이 품절의약품 정보를 실시간으로 공유할 수 있게 되는 효과가 있었다"면서 "향후 품절 의약품 스크리닝과 의료진 공지까지 프로그램으로 연계될 수 있도록 지속적으로 개선하고 보완할 예정"이라고 밝혔다.
한편 한림대동탄성심병원 약제부서는 이와같은 개선작업내용을 지난해 병원약사회 추계학술대회에서 공유한 바 있다.
