서울아산병원 약제팀, 분산업무 일원화 등으로 효율성 향상
약국별로 분산됐던 업무를 일원화하고 표준화로 인해 업무 효율성을 높이고 정확성을 기할 수 있는 방법이 있어 주목된다.
서울아산병원 약제팀(연구자 양사미, 길미현, 이은미, 정지희, 박윤희, 정주원, 최승연, 한혜원)은 최근 'RPA(Robotic Process Automation) 적용에 따른 약국 업무 개선'에 대해 공개했다.
여기서 RPA(Robotic Process Automation)는 인간이 PC를 통해 수작업으로 수행하는 단순 반복 업무를 소프트웨어(로봇)가 대신 처리하여 자동화하는 기술로 서울아산병원 약제팀은 처방 집계-조제 준비 및 의약품 재고관리 분야에 RPA를 이용할 수 있도록 전산 개발을 진행해 현재 관련 업무에 적극 활용 중이다.
서울아산병원은 병원 약국에서 매일 같은 시간 동일한 조건을 선택해 반복 수행하는 업무 중, 조제실 처방 집계 및 조제준비(취소처방 처리, 처방목록 및 라벨 출력 등)와 분산 약국별 의약품 재고이동 요청(청구) 업무를 대상으로 RPA 개발을 진행했다.
RPA가 별도 판단 없이 수행하도록 기존 프로세스를 간소화, 표준화한 다음 요일별/시간대별 업무를 분류하고, 각 순서별 업무 설명과 세부 절차를 명시해 RPA 소프트웨어가 원내 전산에 접속 후 규칙에 따라 처리하게 했다. 각종 목록, 라벨 출력 등을 위해 RPA봇이 직접 각 프린터나 PC에 접근해야 하는 경우 보안설정을 강화하고 안정적인 운영을 위해 별도 네트워크를 구축했으며, 구동에 차질이 생기면 담당자에게 실시간 메시지를 전송해 이후 절차를 신속히 수동 진행하도록 했다.
서울아산병원은 해당 RPA를 적용한 결과, 처방 집계 및 조제준비에 월평균 411.5시간, 의약품 재고이동요청-승인에 월평균 30시간 할애하던 것을 RPA가 대신 수행해 연간 약 30 M/M(man month)를 절감할 수 있었다고 밝혔다.
또, 약사와 조무원이 분담해 처리하던 수작업을 일원화, 자동화해 오전 조제 시간의 업무 집중도와 효율성을 높일 수 있었으며 다양하고 복잡한 업무별 조회조건 지정, 처리를 RPA가 정시에 수행해 정확도가 향상, 전산 조작 오류로 인한 업무 지연을 예방할 수 있었다고 덧붙였다.
서울아산병원은 "RPA는 휴일과 무관하게 매일 정해진 시간에 업무를 수행할 수 있고 사람이 근무하지 않는 야간-새벽 시간대에도 구동할 수 있다는 특장점이 있다"면서 "문제점을 보완하고 운영 경험을 쌓는다면 병원 약국에서의 RPA 업무 범위를 더욱 확장할 수 있을 것"이라고 기대했다.
